Workflows für Agenturen

Agenturen bewegen sich in einem Umfeld mit hoher Komplexität: viele Kund:innen, parallel laufende Projekte, unterschiedliche Kommunikationskanäle und eine Vielzahl an Tools, die theoretisch unterstützen sollen, praktisch aber häufig zusätzlichen Aufwand erzeugen. Spätestens wenn ein Team wächst, stoßen viele Agenturen an ihre operativen Grenzen.

Es sind nicht die Tools, die darüber entscheiden, ob Agenturen stressfrei und effizient arbeiten. Sondern das Workflow-Design. Gut strukturierte und digitalisierte Workflows und Prozesse für Agenturen schaffen Übersicht, reduzieren Fehler, verkürzen Durchlaufzeiten und ermöglichen Skalierung.

In diesem Beitrag erfährst du, welche Workflows und Prozesse Agenturen typischerweise benötigen, wie sie sinnvoll miteinander kombiniert werden und wie eine moderne Tool-Landschaft aussieht.

Viele Agenturen erkennen dieselben Muster:

• Es gibt keine durchgängige Übersicht über Projekte, Aufgaben, Ressourcen oder Deadlines.
• Aufgaben verteilen sich auf viele Köpfe im Team und keiner weiß wo die anderen gerade stehen.
• Informationen stecken in E-Mails, Slack-Nachrichten, Whatsapp Voices oder persönlichen Notizen.
• Tools existieren, aber sie greifen nicht ineinander: CRM hier, Projektboard dort, E-Mail-Marketing woanders.
• Die parallele Bearbeitung von fünf, zehn oder zwanzig Projekten ist anstrengend und chaotisch

Durch diese Probleme entstehen Stress, operative Hektik, unnötige Schleifen, manuelle Tätigkeiten, hoher Kommunikationsaufwand und langsamere Umsetzung.

Workflows und Prozesse sind die Lösung, weil sie Klarheit ins operative Tagesgeschäft bringen. Sie definieren:

• Welche Schritte ein Prozess durchläuft
• Wer für welche Schritte verantwortlich ist
• Welche Informationen wann benötigt werden
• Wo Automatisierung sinnvoll ist
• Wie Tools miteinander interagieren sollen

Im Folgenden eine strukturierte Übersicht der Workflows und Prozesse, die in fast jeder Agentur vorkommen. Ergänzt durch Best Practices, wie sie in modernen digitalen Agenturstrukturen umgesetzt werden.

Ziel: Berechenbare Pipeline aufbauen, Leads qualifizieren und effizient in Projekte überführen.

Typische Schritte:

• Lead-Erfassung (Website, Empfehlungen, Social Media)
• Qualifizierung
• Erstgespräch und Bedarfsklärung
• Angebotserstellung
• Angebotsannahme und Übergabe ans Projektteam

Wichtige Verknüpfungen:

• CRM-System (HubSpot, Pipedrive etc.)
• Übergabe an Projektmanagement-System (z. B. Monday.com)
• Automatisierte Follow-ups per E-Mail-Marketing

Ziel: Schnell starten, klare Erwartungen setzen, reibungslose Zusammenarbeit ermöglichen.

Typische Schritte:

• Kick-off-Termin
• Sammlung aller benötigten Unterlagen, Zugänge und Branding-Assets
• Briefing
• Erstellung des Projektplans und Zuweisung der Verantwortlichkeiten

Wichtige Verknüpfungen:

• CRM > Projektmanagement
• Formular-Tools (Typeform, Formular in Monday.com)
• File Management (Google Drive, SharePoint)

Best Practice:

Ein standardisierter Onboarding-Workflow, der automatisch Checklisten erstellt und Projektmitglieder informiert.

Ziel: Die operative Abarbeitung strukturieren und für alle transparent machen.

Typische Schritte:

• Projektstruktur definieren (Phasen, Deliverables, Meilensteine)
• Aufgabenplanung und Ressourcenmanagement
• Feeback-Schleifen
• Freigabeprozesse
• Projektabschluss und Übergabe

Wichtige Verknüpfungen:

• Zeiterfassung
• Team-Kapazitäten
• Kommunikationskanäle (Slack, MS Teams)

Best Practice:

Ein Master-Projektboard, aus dem per Template automatisch neue Kundenprojekte erzeugt werden.

Für Social Media, Websites, Ads, Print, Newsletter, Brading oder Kampagnen.

Typische Schritte:

• Briefing
• Ideenphase
• Erstellung
• Review
• Freigabe
• Veröffentlichung

Wichtige Verknüpfungen:

• DAM-Systeme (Digital Asset Management)
• Kollaborations-Tools (Figma, Adobe Cloud)

Best Practice:

Klare Statusphasen wie „Entwurf“, „In Review“, „Freigegeben“, „Live“. Automatisierte Übergaben zwischen Creator, Projektmanager:in und Kunde.

Ziel: Transparenz über Leistungen, zuverlässige Zahlungsflüsse.

Typische Schritte:

• Angebotserstellung
• Rechnungsstellung
• Zahlungsüberwachung
• Mahnwesen

Wichtige Verknüpfungen:

• Buchhaltung (lexoffice, sevDesk)
• Zeiterfassungssysteme
• CRM (für wiederkehrende Leistungen)

Ziel: Verhindern, dass Ressourcen überlastet werden oder Projekte zu lange dauern.

Typische Schritte:

• Kapazitätsdefinition pro Rolle
• Auslastungsplanung

Wichtige Verknüpfungen:

• Projektboards
• Zeiterfassung
• Ressoucenplanung

Viele Agenturen nutzen bereits CRM, E-Mail-Marketing, Kreativtools und File-Systeme. Doch der eigentliche Engpass ist, dass diese Tools nicht miteinander sprechen und nicht aufeinander abgestimmt sind. Die Folgen: Medienbrüche, manuelle Arbeit, doppelte Datenpflege und Informationsverlust.

Ein professionelles Workflow-Design bedeutet:

• Prozesse werden zuerst fachlich definiert. (dieser Schritt ist eigentlich der Wichtigste und wird übrigens gern ausgelassen)
• Dann werden die Tools so verknüpft, dass sie diese Prozesse unterstützen.
• Aufgaben laufen automatisch durch den Prozess.
• Daten fließen ohne Reibung.

Als Expertin für smartes Prozessdesign und Tool-Implementierung unterstütze ich Agenturen dabei:

• ihre Prozesse klar und effizient zu definieren
• meine Superkraft ist es, zwischen den Zeilen zu lesen und die Anforderungen zu entschlüsseln
• die passende Tool-Landschaft mit euch zu gestalten
• monday.com als skalierbare Lösung so zu implementieren, dass Team, Prozesse und Tools gut ineinandergreifen
• komplexe Workflows zu automatisieren
• transparente Projektübersichten und zuverlässige Ressourcenplanung zu etablieren

Das Ziel:

Mehr Struktur, weniger Stress, bessere Zusammenarbeit, schnellere Delivery und eine Organisation, die wirklich skalieren kann.

👉 Hier findest du alle Infos, wie wir dich unterstützen können.