monday.com Kapazitätenplanung

Für viele Agenturen und kleine kreative Teams ist Kapazitäten- bzw. Workload-Planung eines der meistgefragten Themen.

So behalten Agenturen & kreative Teams ihre Auslastung im Blick

Der Bedarf ist eindeutig: Eine klare Übersicht darüber, wer woran arbeitet, wie die Auslastung einzelner Personen aussieht und – besonders bei der Zusammenarbeit mit Freelancern oder externen Mitarbeitenden – wer noch Kapazitäten hat und wer bereits ausgelastet ist. Gerade, wenn mehrere Projekte parallel laufen, wird eine solche Darstellung unverzichtbar.

Und genau hier kommt die Plattform monday.com ins Spiel. Sie bietet eine sehr coole Funktion zum Thema Workload und Kapazitätenplanung, die wir in diesem Artikel detailliert beleuchten: Du erfährst, wie man sie optimal einrichtet, worauf man bei der Planung achten sollte und wie man das Ganze langfristig nutzbar macht.

Warum Kapazitätenplanung für Agenturen & kreative Teams so zentral ist

In Agenturen und kleinen Kreativteams laufen meist zahlreiche Projekte parallel: Kundenaufträge, interne Vorhaben und externe Freelance-Projekte. Der Überblick geht dabei schnell verloren.

Deshalb braucht es eine transparente Darstellung, wer aktuell welche Aufgaben übernimmt und wie stark einzelne Personen ausgelastet sind. Zum Beispiel: „Person A ist zu 80 % ausgelastet, Person B liegt bei 40 %“.

Besonders in der Zusammenarbeit mit externen Mitarbeitenden ist entscheidend: Hat jemand noch Kapazitäten für ein neues Projekt oder ist die Person bereits am Limit?

Kapazitätenplanung ist damit ein zentraler Baustein im Projekt- und Arbeitsmanagement. Es geht nicht nur darum, ob Zeit vorhanden ist, sondern darum, wie viel zusätzliche Arbeit realistisch aufgenommen werden kann.

Die Fachliteratur zeigt klar: Gute Kapazitätenplanung hilft, Engpässe frühzeitig zu erkennen, Überlastungen zu vermeiden und Qualität sowie Termintreue zu sichern.

Und der Praxisalltag bestätigt es: Ohne strukturiertes Kapazitätsmanagement wird oft „einfach drauflos gearbeitet“, Deadlines werden verpasst und Teams laufen Gefahr, dauerhaft überlastet zu sein.

Was monday.com bietet – Fokus „Workload & Kapazitäten“

Die Plattform monday.com bietet auch Funktionen, mit denen sich Kapazitäts- und Workload-Planung realisieren lassen. Hier sind die wichtigsten Features im Überblick:

  • Ein sogenanntes Workload-Widget bzw. eine Auslastungsansicht zeigt in Prozent oder Stunden an, wie stark einzelne Teammitglieder ausgelastet sind
  • Diese Ansicht lässt sich projekt- und boardübergreifend nutzen: Man erkennt nicht nur die Auslastung in einem einzelnen Projekt-Board, sondern über mehrere Boards hinweg, wer wie stark eingebunden ist.
  • Die Personenzuordnung ermöglicht es, Aufgaben klar einzelnen Personen zuzuschreiben – so wird sichtbar, wer welche Aufgaben übernommen hat und welcher Aufwand dafür geplant ist.
  • Der zeitliche Aufwand wird geschätzt und erfasst (z. B. „5 h für Aufgabe X“) und kann später mit den tatsächlichen Zeiten verglichen werden.
  • Die Auslastungsanzeige in Prozent zeigt beispielsweise: „Person A ist diese Woche zu 80 % ausgelastet“ – ein klarer Hinweis darauf, ob noch Kapazitäten vorhanden sind oder nicht.
  • Über die farbliche Darstellung werden Überlastungen sofort sichtbar, sodass man auf einen Blick erkennt: „Diese Person ist überplant – hier müssen wir eingreifen.“

So richtest du Kapazitätenplanung in monday.com sinnvoll ein

1. Grundlagen schaffen

Jede Aufgabe braucht eine Aufwandsschätzung (z. B. Stunden oder Prozent) und muss einer konkreten Person zugeordnet werden. Wähle die Boards aus, die in die Planungsübersicht einfließen sollen (z. B. Kundenprojekte, interne Projekte, Freelancer-Board).

2. Workload-Widget aktivieren

In monday.com das Workload-Widget im Dashboard hinzufügen und Darstellung wählen: Prozent (für Kreativteams oft am sinnvollsten) oder Stunden. Maximal­ausslastung definieren (z. B. 80 % statt 100 % → Puffer für Ungeplantes).

3. Externe & Freelancer integrieren

Auch externe Personen als Nutzer:innen oder zumindest als Ressourcen ins System aufnehmen. Verfügbarkeiten dokumentieren (z. B. nur 10 h/Woche verfügbar).

4. Kontinuierliche Pflege

Aufgaben laufend aktualisieren und Zeittracking nach Möglichkeit nutzen, um Schätzwerte zu verbessern.

5. Realistischer Planungsstil

Nicht auf Stundenbasis täglich planen, sondern wochenweise Kapazität betrachten. Planung als Unterstützung sehen, das aber Spielraum für Ungenauigkeit hat. Keine 100 %-Auslastung! Kreative Teams brauchen Raum für spontane Anforderungen.

Vermeide diese häufigen Fehler bei der Kapazitätenplanung

  • Keine realistischen Aufwandsschätzungen → falsche Auslastung

  • Zu detaillierte Planung → hoher Pflegeaufwand, daher schnell ungenau
  • Kein Puffer eingeplant → dauerhafte Überlastung
  • Kapazitätenplanung einmal eingerichtet, aber nicht gepflegt → Daten veralten sofort
  • Aufgaben ohne Personenzuordnung → keine Übersicht

Häufig gestellte Fragen zur Kapazitätenplanung in monday.com

Ja das Feature ist erst mit höheren Plänen verfügbar. Wir schauen uns gerne individuell mit dir an, welcher Plan für dich Sinn macht.

Die Schätzungen müssen nicht perfekt sein – wichtig ist vor allem Konsistenz. Je häufiger du Projektdaten aktualisierst und Zeitaufwände trackst, desto realistischer werden die Schätzwerte im Laufe der Zeit.

Ja, externe Personen können auch mit berücksichtigt werden. Wichtig ist, ihre reale Verfügbarkeit abzubilden (z. B. „10 Stunden/Woche“), damit die Auslastungsanzeige später verlässliche Werte liefert.

Dann ist die Planung ein wertvoller Hinweis darauf, dass zu viele Aufgaben gleichzeitig im System landen. Oft hilft es, Prioritäten klarer zu setzen, Aufgaben zu bündeln oder realistische Wochenkapazitäten (max. 70–80 %) festzulegen, um echte Puffer einzuplanen.

👉 Kapazitäten- und Workload-Planung ist für Agenturen und kreative Teams ein zentraler Erfolgsfaktor: Sie sorgt für Transparenz, realistische Planung, weniger Stress und eine deutlich bessere Zusammenarbeit. monday.com bietet dafür genau die passenden Werkzeuge – vom Workload-Widget über projektübergreifende Ansichten bis hin zu klaren Echtzeitindikatoren für Auslastung.

Mit einer sauberen Einrichtung und einer gesunden Balance aus Genauigkeit und Pragmatismus wird Kapazitätenplanung zu einem echten Game Changer im Arbeitsalltag.

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