Meetings streichen – so gewinnt dein Team mehr Fokuszeit
Kennst du das? Dein Kalender ist voll mit Jour-Fixes, Projekt-Syncs, Plannings und Retros – und trotzdem fehlt dir die Zeit, dich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren. Entscheidungen ziehen sich endlos, Fokuszeit bleibt auf der Strecke, und am Ende fühlst du dich trotz voller Tage nicht wirklich produktiv.
Viele glauben, die Lösung liegt darin, an den eigenen Routinen zu schrauben. Ein bisschen mehr Zeitmanagement, ein paar bessere To-do-Listen – und schon läuft’s. Aber meine Erfahrung zeigt: Der größte Hebel liegt selten bei dir allein, sondern fast immer im Team.
Wenn Teamroutinen und individuelle Abläufe nicht zusammenpassen, verpufft viel Energie. Die gute Nachricht: Es braucht keine endlosen Regeln, sondern ein paar klare Standards, die alle mittragen – und drumherum maximale Flexibilität.
Heute zeige ich dir meine Top 3 Routinen, mit denen du Meetings streichen kannst und trotzdem mehr Klarheit gewinnst.
1. Wöchentliche 1:1 Meetings auflösen – On-Demand sprechen
Wöchentliche Jour-Fixes blockieren oft Zeit, ohne echten Mehrwert. Viel effektiver: On-Demand-Check-ins. Das heißt, du sprichst dann miteinander, wenn wirklich etwas entschieden oder geklärt werden muss. Wichtig ist eine klare Erwartung, wie schnell geantwortet oder entschieden wird.
So bleibt dein Kalender frei – und wichtige Themen werden sofort bearbeitet, statt vertagt.
2. Check-ins im Chat & ein Weekly fürs Teamgefühl
Anstatt täglich alle ins gleiche Meeting zu holen, nutzen wir kurze Chat-Updates:
- Morgens: „Das ist heute mein Fokus und das brauche ich von XY.“
- Abends: „Das habe ich geschafft / das blockiert mich.“
Alle Aufgaben landen im Projektmanagement-Tool und sind dort jederzeit für alle nachvollziehbar. Ergänzend gibt es ein wöchentliches Team-Meeting, das vor allem dem persönlichen Austausch und der Klärung von größeren Themen dient. So bleibt das Team verbunden, ohne dass unnötig Zeit verloren geht.
3. Retrospektiven mit echtem Outcome
Viele Teams haben Retrospektiven, aber zu oft enden sie in bunten Post-Its und netten Ideen, die danach im Sand verlaufen. Richtig eingesetzt sind Retros jedoch ein echter Hebel:
- Identifiziere einen konkreten Engpass.
- Treffe eine Entscheidung.
- Lege klare Verantwortlichkeiten fest.
Nur wenn Action Items herauskommen, verändert sich wirklich etwas – und ganze Prozesse können effizienter werden.
Diese Routinen sind einfach, flexibel und extrem wirksam. Weniger Overhead, schnellere Entscheidungen, mehr Fokuszeit für das, was wirklich zählt.
Wenn du gerade selbst zwischen eigener Struktur, Teamritualen und Unternehmensprozessen stehst und dir mehr Klarheit wünschst:
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