Lohnt sich monday.com für Agenturen?

Agenturen bewegen sich ständig in einem dynamischen Umfeld zwischen Kund:innenprojekten, internen Aufgaben und der Notwendigkeit, Wissen und Prozesse transparent und einfach im Team verfügbar zu machen. Dazu kommt die Herausforderung, sowohl Retainer-Modelle als auch Einzel- oder Fulfillment-Projekte effizient abzuwickeln und den Überblick über Kapazitäten, Timelines und Status zu behalten.

Viele Agenturen arbeiten deshalb mit mehreren Tools: Ein CRM wie HubSpot für Sales, ein weiteres Tool für Projektmanagement oder To-Listen, ein drittes für Content-Planung, ein Wissensspeicher in Notion oder Google Drive – und zusätzlich Excel-Sheets für Kapazitätsplanung. Das führt schnell zu Tool-Chaos, Medienbrüchen und in weiterer KonsequenzReibungsverlusten.

Hier setzt monday.com an: Eine Workmanagement Plattform, die mehrere Funktionen vereint und dadurch besonders für Agenturen interessant ist. Doch lohnt sich monday.com wirklich für Agenturen? Schauen wir genauer hin.

Warum monday.com speziell für Agenturen spannend ist

Agenturen brauchen Strukturen, die flexibel und skalierbar sind. monday.com unterstützt genau diese Anforderungen:

  • Projektmanagement & Task-Tracking in einem zentralen System
  • CRM-Modul, um Leads, Sales-Pipelines und Kund:innenbeziehungen abzubilden
  • Kapazitäts- und Ressourcenplanung in Echtzeit
  • Standardisierte Workflows, die sich automatisieren lassen
  • Team-Kommunikation direkt an der Aufgabe, statt in isolierten Chats
  • Dokumentation & Wissensdatenbank über Workdocs
  • Content- und Kampagnenplanung inklusive Redaktionskalender

Für Agenturen, die wachsen oder bereits mehrere Teammitglieder haben, ist das besonders wertvoll.

Retainer-Projekte vs. Fulfillment-Projekte: Die Herausforderung

Agenturen arbeiten häufig in zwei Modi:

Projektart Anforderungen ans Tool

Retainer-Projekte: laufende monatliche Betreuung, feste Budgets

 Wiederkehrende Prozesse und Aufgaben, transparente Auslastung, regelmäßige Kundenkommunikation wie 1:1 Weekly

Fulfillment/Einzel-Projekte: kreative oder technische Umsetzungsprojekte mit klaren Terminvorgaben

Roadmaps, Abhängigkeiten, Status-Tracking, Konzeption, unterschiedliche Kommunikationsarten intern und mit Kund:innen

monday.com unterstützt beides – und erlaubt es, Vorlagen (Templates) für wiederkehrende Prozesse oder Aufgaben zu erstellen. Dadurch müssen Teams nicht jedes Mal bei Null starten. Das spart Zeit und sorgt für Qualitätssicherung im Fulfillment-Prozess.

CRM + Operatives Projektmanagement: Alles an einem Ort

Viele Agenturen nutzen HubSpot, Pipedrive oder ein anderes CRM – was absolut sinnvoll sein kann.Aber irgendwann entsteht ein Bruch: Sales passiert im CRM – die Projektumsetzung passiert woanders.

monday.com kann hier entweder:

  • eine Ergänzung zum bestehenden CRM sein (über Integrationen), oder
  • das CRM komplett ersetzen, weil es ein eigenes CRM-Modul mitbringt.

Das bedeutet:

  • keine doppelte Datenpflege
  • direkter Übergang von Sales → Projektstart
  • klare Übersicht, welche Deals aktiv zu Projekten werden

Kapazitätenplanung FÜR Agenturen

Wenn Teams zu sehr ausgelastet sind, sind Projekte gefährdet – und wenn Kapazitäten zu niedrig eingeschätzt werden, leidet oft die Qualität und das Team.

monday.com bietet je nach Plan:

  • Auslastungsübersichten pro Person, Projekt und Aufgaben
  • Erfassung von Zeiten und Timetracking für eine bessere Übersicht und Planung
  • Ressourcen über Boards hinweg planbar
  • Forecasts für die nächsten Wochen und Monate

Damit können Agenturen proaktiv planen, statt erst dann zu reagieren, wenn es brennt.

Wissensmanagement & Prozessdokumentation

Wissen geht oft verloren, wenn es nur in Köpfen gespeichert ist.

monday.com ermöglicht:

  • zentrale Workdocs für Prozesse, Checklisten und Guidelines
  • SOP-Vorlagen (Standard Operating Procedures)
  • Onboarding-Workflows für neue Teammitglieder
  • Versionssichere Dokumentation an Aufgaben und Projekten

Das ist besonders wichtig in wachsenden Agenturen oder Teams mit Freelancer:innen.

Content-Planung: Von Social Media bis Podcast

Viele Agenturen produzieren Content – sowohl für Kund:innen als auch fürs eigene Marketing. monday.com kann als Redaktionsplan genutzt werden, ist aber auch mehr als nur das. Du kannst mit monday.com:

  • Ideen sammeln
  • Beiträge strukturieren
  • Freigaben koordinieren
  • Content planen
  • Mit Automatisierungen lassen sich Freigabeprozesse beschleunigen – ohne den Überblick zu verlieren.

Lohnt sich monday.com für Agenturen?

Lohnt sich monday.com für Agenturen lohnt?

Ja – vor allem dann, wenn folgende Punkte auf dich und deine Agentur zutreffen:

  • Ihr arbeitet regelmäßig im Team an Projekten.
  • Ihr habt sowohl Retainer- als auch Einzelprojekte.
  • Ihr wollt Prozesse standardisieren und zentralisieren.
  • Ihr möchtet eure Kapazitäten realistisch steuern.
  • Ihr wollt Sales + Delivery enger miteinander verzahnen.
  • Ihr möchtet Tool-Chaos reduzieren.

Ist monday.com ein Projektmanagement Tool?

Nein, es ist mehr als das. Es ist eine Workmanagement Plattform und bietet auch ein CRM Modul an. Du kannst also nicht nur einmalige Projekte, sondern ganze Geschäftsprozesse dort verwalten.

Kann ich monday.com ausprobieren, bevor ich mich entscheide?

Ja es gibt eine 14-Tage Testversion. Nutze diese und schau dir alles in Ruhe an. Das heißt kein Druck und es ist sogar wichtig, monday.com mit anderen Tools zu vergleichen. Nur so findest du das beste Tool für dich und dein Team.

Kann ich Unterstützung beim Setup von monday.com bekommen?

Wenn du dir klare Strukturen, funktionierende Prozesse und entspannte Zusammenarbeit wünschst – ohne stundenlang selbst ins Tool einzutauchen – unterstütze ich dich gern.

👉 Dann findest du hier unser Angebot, wie wir dich dabei unterstützen können.