Fokussiert arbeiten im Business

Kennst du dieses Gefühl, den ganzen Tag beschäftigt zu sein – mit Meetings, Nachrichten, spontanen Calls – und am Abend trotzdem das Gefühl zu haben, nichts wirklich geschafft zu haben?

Du warst erreichbar, hast reagiert, warst im Austausch. Und trotzdem fehlt dieses Gefühl von Fortschritt. Genau darüber habe ich bereits in der vorherigen Podcastfolge gesprochen: Unproduktivität im Business ist kein persönliches Problem, sondern ein strukturelles. In dieser Folge gehen wir einen Schritt weiter und schauen uns an, wie fokussiertes Arbeiten im Business überhaupt möglich ist – mitten im verrückten Arbeitsalltag.

Es geht um Fokuszeit. Und darum, warum sie mehr ist als ein blockierter Kalendereintrag.

Wenn ich von Fokuszeit spreche, meine ich Arbeitszeit ohne Unterbrechungen. Zeit, in der du dich wirklich auf ein Thema konzentrieren kannst, ohne ständig aus dem Gedankenfluss gerissen zu werden. Genau hier setzt auch das Konzept von Deep Work an: längere, zusammenhängende Arbeitsphasen, in denen Tiefe, Qualität und echte Umsetzung möglich werden.

Fokuszeit ist nicht einfach nur „Zeit blocken“. Denn diese Zeit ist oft die erste, die wieder freigegeben wird, sobald ein vermeintlich wichtiges Meeting anfragt oder jemand „nur kurz etwas klären“ möchte.

Fokussiert arbeiten im Business heißt:

• sich für eine Sache zu entscheiden
• Multitasking bewusst zu vermeiden
• Qualität über Reaktionsgeschwindigkeit zu stellen

Gerade für komplexe Aufgaben, kreative Prozesse oder strategische Entscheidungen brauchen wir einen Zustand, in dem wir motiviert, aber nicht überreizt sind. Nur so entsteht Flow und nur so entsteht Arbeit, die wirklich Wirkung hat.

Unser Arbeitsalltag ist geprägt von permanenter Erreichbarkeit. Nachrichten, Voices, Chats, Meetings und spontane Anfragen gehören für viele längst zum Normalzustand. Dazu kommen äußere Ablenkungen – digitale Reize genauso wie offene Arbeitsumgebungen.

Oft entsteht ein innerer Konflikt: Eigentlich wissen wir, dass wir uns jetzt konzentrieren sollten. Gleichzeitig haben wir ein schlechtes Gewissen, wenn wir nicht sofort reagieren.

Typische Gedanken sind:

• „Ich müsste eigentlich an meinem Thema arbeiten …“
• „Ich kann jetzt doch nicht einfach nicht antworten.“
• „Das geht sicher schneller in einem kurzen Call.“

Fokus fühlt sich dadurch schnell wie ein Luxus an. Total verrückt oder? Obwohl er eigentlich die Grundlage für gute Arbeit ist.

Damit fokussiertes Arbeiten im Business wirklich funktioniert, braucht es mehr als einen Kalendereintrag. Der zeitliche Rahmen spielt eine wichtige Rolle. Fokuszeiten sollten bewusst in produktive Phasen gelegt werden. Das heißt: nicht an den Rand des Tages, wenn die Energie bereits aufgebraucht ist.

Viele Menschen arbeiten besonders konzentriert:

• vormittags zwischen 9 und 11 Uhr
• oder am frühen Nachmittag zwischen 13 und 15 Uhr

Diese Zeiten sollten aktiv geschützt werden: ohne Meetings, ohne Calls, ohne ständige Unterbrechungen.

Mindestens genauso wichtig ist jedoch die mentale Vorbereitung. Fokuszeit bedeutet, Entscheidungen zu treffen. Dinge abzusagen oder zu verschieben. Nicht nebenbei verfügbar zu sein, sondern wirklich präsent – entweder für die eigene Aufgabe oder für das Gegenüber.

Fokussiert arbeiten heißt auch:

• kein schlechtes Gewissen zu haben
• bewusst „Nein“ zu sagen
• Ablenkung aktiv auszuschließen – auch soziale

Fokus funktioniert nur mit einem Gegenpol. Pausen sind kein Zeichen von Faulheit, sondern die Voraussetzung dafür, dass wir in unseren Arbeitsphasen leistungsfähig bleiben.

Eine echte Pause ist mehr als kurz durch Social Media zu scrollen. Sie bedeutet:

• Gedanken schweifen lassen
• Bewegung
• Essen, Schlaf, Regeneration
• Raum für Kreativität

Auch Austausch und Verbindung mit anderen gehören dazu und brauchen seinen Platz. Nur es bedeutet eben nicht „always on“ und verfügbar zu sein.

Alleine lässt sich Fokus oft gut umsetzen. Im Team wird es deutlich anspruchsvoller. Unterschiedliche Arbeitsrhythmen, Routinen und Bedürfnisse treffen aufeinander, während gleichzeitig Abhängigkeiten bestehen.

Hier hilft eine zentrale Frage enorm weiter:

Braucht dieses Thema wirklich einen synchronen Austausch – oder funktioniert es auch asynchron?

Synchroner Austausch ist besonders sinnvoll bei:

• Brainstorming und Ideenfindung
• emotionalen oder sensiblen Themen
• komplexen Sachverhalten, bei denen Wissen gemeinsam gesammelt, bewertet und abgestimmt werden muss

Asynchrones Arbeiten hingegen funktioniert hervorragend bei:

• Statusupdates
• Informationen zu Plänen und nächsten Schritten
• einfachen Entscheidungen (Ja/Nein)
• Feedback und Wissenstransfer
• gemeinsamem Arbeiten an Dokumenten

Der große Vorteil: Jede:r reagiert dann, wenn es in den eigenen Fokus passt – ohne andere aus ihrer Konzentration zu reißen.

Zusammenarbeit braucht Austausch, aber nicht rund um die Uhr. Ein gemeinsamer Raum für Verbindung bedeutet nicht, jeden Morgen gemeinsam Kaffee zu trinken oder dauerhaft erreichbar zu sein.

Viel wirksamer sind bewusst gesetzte Formate, zum Beispiel:

• fixe Teamzeiten für Austausch und Vernetzung
• regelmäßige Reflexions- oder Ideenformate
• gemeinsames Essen oder Spaziergänge
• bewusst eingeplante Offline-Zeiten
• So entsteht Verbindung, ohne Fokus zu zerstören.

Auch Kundentermine und Workshops sind produktive Arbeit und brauchen Konzentration. Trotzdem lohnt es sich, auch hier genauer hinzuschauen. Nicht jedes Thema braucht unmittelbare Reaktionen oder einen Call.

Hilfreiche Fragen sind:

• Braucht dieses Thema sofortige Rückmeldung?
• Oder reichen Updates, Entscheidungen oder klare nächste Schritte?

Auch im Kund:innenkontext gilt: Fokus schützen und passende Formate wählen.

Am Ende ist Fokuszeit vor allem eines: eine Haltung. Eine bewusste Entscheidung für Qualität statt Dauerbeschäftigung, für Klarheit statt Reizüberflutung und für einen respektvollen Umgang mit Zeit und Energie – den eigenen und den der anderen.

Es ist vollkommen okay:

• Meetings abzusagen
• andere Formate vorzuschlagen
• feste Fokuszeiten und offene Austauschzeiten zu etablieren

Wichtig sind Transparenz, klare Absprachen und das Klären von Bedürfnissen. Dies gilt im Büro genauso wie im virtuellen Raum.

Fokuszeit ist keine Abschottung und kein Ego-Trip. Sie ist eine Entscheidung für bessere Arbeit.

Wenn du dein Business schlanker, strukturierter und stressfreier führen möchtest und gerne mehr Fokus hättest, unterstütze ich dich gerne. Gemeinsam bauen wir ein System, das dich im Alltag wirklich weiterbringt.

👉 Hier findest du alle Infos, wie wir dich unterstützen können.