Effektives Zeitmanagement – Die 4 besten Methoden für Produktivität und Balance

Als Unternehmerin und Mama stellt sich für mich ständig eine zentrale Frage: Wie kann ich mein Business erfolgreich führen, gleichzeitig Umsatz generieren und dennoch genügend Zeit für meine Tochter haben? Mit einer einfachen To-do-Liste ist es hier nicht getan.

Produktivität und ein effizientes Zeitmanagement sind der Schlüssel. In diesem Blogbeitrag möchte ich dir die besten Zeitmanagement-Methoden vorstellen, die mir geholfen haben, meinen Arbeitsalltag besser zu strukturieren und stressfreier zu gestalten. Ich gebe dir Einblicke in meine persönlichen Erfahrungen mit diesen Methoden des Zeitmanagements und zeige dir, wie du sie für dich anpassen kannst.

Dazu gibt es auch eine Podcastfolge, falls du den Inhalt lieber hören möchtest:

Zeitmanagement bedeutet, dass wir unsere Zeit gezielt planen und strukturieren, um produktiv zu sein und unsere Aufgaben möglichst effizient zu erledigen. Dabei geht es nicht wirklich darum, „Zeit zu managen“ – denn Zeit ist ein feststehendes Konzept. Vielmehr geht es darum, unsere Arbeit und die zur Verfügung stehende Zeit bestmöglich zu organisieren.

Interessanterweise wird Zeit in verschiedenen Kulturen unterschiedlich wahrgenommen. In der westlichen Welt betrachten wir Zeit oft als linearen Prozess – mit einem klaren Anfang und Ende. Diese Perspektive erzeugt häufig Druck: Man hat das Gefühl, nie genug Zeit zu haben, versucht ständig Multitasking und gerät dadurch unter Stress. Deshalb ist es so wichtig, ein Zeitmanagement zu entwickeln, das nicht zusätzlichen Druck erzeugt, sondern hilft, effizienter und entspannter zu arbeiten.

Hast du gewusst, dass andere Kulturen zum Beispiel eher in wiederkehrenden Zyklen denken? Tag, Nacht, Jahreszeiten oder Lebensabschnitte. Dabei spielt es für jene, wenig Rolle wie lange eine spezifische Aufgabe dauert. Sie dauert so lange wie sie dauert.

Die Pomodoro-Technik gilt als eine der effektivsten Zeitmanagement-Methoden. Sie basiert auf kurzen, intensiven Arbeitsintervallen:

• 25 Minuten konzentriertes Arbeiten („Pomodoro“)
• 5 Minuten Pause
• Nach vier Pomodoros: eine längere Pause von 20 bis 30 Minuten

Diese Methode fördert die Konzentration, verringert das Risiko von Burnout und hilft, Ablenkungen zu minimieren. Besonders hilfreich ist sie für kreative Denker:innen oder Menschen, die sich oft von ihrer Arbeitslast überwältigt fühlen. Es gibt zahlreiche kostenfreie und kostenpflichtige Apps, die dich bei der Umsetzung der Zeitslots unterstützen. Ich kann dir empfehlen, mit einer einfachen und kostenlosen Browservariante zu starten: Pomodoro App

Meine Erfahrung:

Ich habe die Technik über einen längeren Zeitraum selbst ausprobiert. Persönlich bevorzuge ich jedoch flexiblere Zeiteinheiten – mal länger, mal kürzer – je nachdem, was der Tag so bringt. Dennoch finde ich die Idee und auch meine Erkenntnisse aus dem Selbstversuch mit Pomodoro wertvoll, insbesondere die Einplanung regelmäßiger Pausen. 2 BE HONEST: Oft vergesse ich, mir in der Arbeitszeit ausreichend Pausen zu gönnen, was auf Dauer meine Produktivität senkt. Kleine Tricks wie kurze Bildschirmpausen (z. B. durch Tools wie Time Out (für Mac) erinnern mich daran, regelmäßig aufzustehen und durchzuatmen.

Eine für mich noch passendere Methode ist Timeblocking (eine Variante des Timeboxing). Hierbei wird der Tag in feste Zeitblöcke eingeteilt, denen spezifische Aufgaben oder Aufgabenbereiche zugeordnet werden. Dabei ist es wichtig, die Blöcke nicht zu kleinteilig zu planen, sondern ausreichend Raum für konzentriertes Arbeiten an ähnlichen Aufgaben zu lassen.

Ein Beispiel für Timeblocking könnte so aussehen:

• 8–10 Uhr: Konzeptentwicklung
• 10–11 Uhr: E-Mails und Anfragen beantworten
• 11–12 Uhr: Mittagspause
• 12–15 Uhr: Recherche und Ausarbeitung

Meine Erfahrung:

Timeblocking hilft mir, den Überblick zu behalten. Ich nutze hierfür mein Workmanagement-Tool Monday.com, wo ich Aufgaben mit Fälligkeitsdaten versehe. So sehe ich sofort, welche To-dos heute Priorität haben. Wichtig ist auch, Pufferzeiten zwischen den Blöcken einzuplanen, um flexibel auf Unvorhergesehenes reagieren zu können.

Eine besondere Variante des Timeblockings ist das sogenannte **Day Theming**, bei dem jeder Wochentag einem spezifischen Thema oder einer Aufgabenart gewidmet wird. Beispielsweise:

• Montag: Admin-Aufgaben und Team-Meetings
• Dienstag: Content-Erstellung
• Mittwoch & Donnerstag: Kundenprojekte
• Freitag: Weiterbildung und Planung

Für mich funktioniert dieses Konzept besonders gut, wenn ich zwischen Business Arbeitstagen und Betreuungstagen für meine Care Arbeit wechsle.

Die Eisenhower-Matrix ist eine Technik zur Priorisierung von Aufgaben. Sie teilt Aufgaben in vier Quadranten ein, die helfen, die wirklich wichtigen Aufgaben zu identifizieren und so die richtigen Prioritäten zu setzen:

1. Wichtig und dringend: Sofort erledigen. Z.b. Anfragen von Kund:innen, Feedback an Mitarbeiter:innen, Fehlerbehebungen

2. Wichtig, aber nicht dringend: Einplanen und terminieren. Z.b. Weiterentwicklung und Erstellung von Produkten, Reflektion, Prozessoptimierung

3. Dringend, aber nicht wichtig: Delegieren oder schnell erledigen. Z.b. Admin Aufgaben

4. Weder dringend noch wichtig: Streichen oder vermeiden. Z.b. Ideen, die nicht in dein Konzept passen

Meine Erfahrung:

Ich nutze das Eisenhower-Prinzip in einer abgewandelten Form, um meine Aufgaben im Workmanagement-Tool zu priorisieren. Diese Methode hilft mir, dringende Aufgaben zu identifizieren und sicherzustellen, dass wichtige, aber nicht dringend Aufgaben nicht untergehen. Besonders hilfreich ist es, Aufgaben in einer Not-To-Do-Liste zu kennzeichnen – also Dinge, die keine Priorität haben und auch nicht erledigt werden müssen.

Die ALPEN-Methode ist ein Prozess, der hilft, den Arbeitstag und die anstehenden Aufgaben strukturiert zu planen:

A – Aufgaben auflisten

L – Länge schätzen

P – Pufferzeiten einplanen

E – Entscheidungen über Prioritäten treffen

N – Nachkontrolle am Ende des Tages

Meine Erfahrung:

Ich nutze die ALPEN-Methode gerne in Kombination mit anderen Techniken wie Timeblocking. Besonders die Zeitplanung mit Pufferzeiten ist für mich entscheidend, um den Tag flexibel gestalten zu können, ohne in Stress zu geraten.

1. Aufgaben auflisten, einschätzen und bewerten (dringend/wichtig)
2. Wochenplanung mit Day Theming (Arbeitstage vs. Betreuungstage)
3. Timeblocking für die Arbeitstage: Ich setze mir realistische Zeitslots für meine wichtigsten Aufgaben und plane Pufferzeiten ein.
4. Kalendereinträge für die Zeitslots: Ich blockiere die Zeiten in meinem Kalender als feste Termine.
5. Pausen einplanen: Ich lasse mich durch Tools an Pausen erinnern.
6. Tagesabschluss: Am Ende des Arbeitstages aktualisiere ich den Status meiner Aufgaben und plane den nächsten Arbeitstag grob vor.

Zeitmanagement ist entscheidend, um den Alltag als Unternehmer:in und Mama erfolgreich zu meistern. Die hier vorgestellten Techniken – von der Pomodoro-Technik über Timeblocking bis zur Eisenhower-Matrix – helfen dir dabei, deine Arbeit effizient zu strukturieren, ohne zusätzlichen Stress zu erzeugen. Wichtig ist es, die Methoden an deine individuellen Bedürfnisse anzupassen und Pausen bewusst einzuplanen.

Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, wie du ein effektives Workmanagement-Tool einsetzen kannst, schau dir meinen Workmanagement Tool Guide an.

Viel Erfolg bei der Umsetzung – und denk daran: Es geht nicht nur darum, mehr zu schaffen, sondern auch darum, genug Zeit für dich und deine Familie zu haben.

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