Die 5 besten Automatisierungen in monday.com
Wenn du mit monday.com arbeitest, wirst du früher oder später an dem Punkt stehen, an dem du merkst: Die wahre Magie entsteht erst durch Automatisierungen.
Sie nehmen dir wiederkehrende Aufgaben ab, verhindern Fehler, sorgen für klare Abläufe und verschaffen dir mehr freie Zeit. Genau deshalb gehören Automatisierungen zu den meistgenutzten Funktionen bei meinen Kund:innen.
Doch gerade am Anfang fühlt sich die Auswahl schnell erschlagend an:
Welche Automatisierungen sind wirklich sinnvoll? Welche erleichtern den Alltag sofort – ohne dein System unnötig kompliziert zu machen?
In diesem Artikel zeige ich dir die fünf Automatisierungen in monday.com, die in der Praxis am häufigsten zu einer spürbaren Verbesserung führen. Alle fünf sind erprobt, leicht einzurichten und ideal für Selbstständige sowie Teams, die effizienter arbeiten möchten.
1. Aufgabe automatisch auf „erledigt“ setzen, wenn alle Subitems abgeschlossen sind
Diese Automatisierung sorgt dafür, dass dein Board sauber bleibt, ganz ohne manuelle Kontrolle.
Warum das so wertvoll ist:
Viele Aufgaben bestehen aus mehreren kleinen Unteraufgaben. Sobald alle Subitems erledigt sind, gerät die Hauptaufgabe oft in Vergessenheit. Die Automatisierung erkennt den Abschluss automatisch und setzt den Hauptstatus auf „Erledigt“.
Der Effekt:
✔ weniger Nacharbeiten
✔ saubere Projektstände
✔ zuverlässiges Reporting für Teamlead & Geschäftsführung
2. Wiederkehrende Aufgaben automatisch erstellen
Wiederkehrende Aufgaben gehören in jedes gut geführte Workmanagement und sie gehören automatisiert. In unserem Blogbeitrag zu wiederkehrenden Aufgaben erfährst du noch mehr zur Einrichtung und Verwendung.
Mit dieser Automatisierung erzeugt monday.com eine neue Aufgabe genau dann, wenn sie gebraucht wird. Beispiele:
- jeden Montag um 9 Uhr: Weekly Report erstellen
- jeden ersten Werktag im Monat: Rechnungen vorbereiten
- jeden Freitag: Team-Update posten
Der Effekt:
✔ Routinen setzen sich dauerhaft
✔ klare Verantwortlichkeiten
✔ weniger Stress, weil nichts vergessen wird
3. Automatisch eine Aufgabe in einem anderen Board erstellen, wenn sich ein Status ändert
Eine meiner liebsten Automatisierungen: besonders für alle, die Ideen managen oder Projekte parallel betreuen.
Beispiel:
Sobald eine Idee im Ideen-Board den Status „Weiterverfolgen“ erhält, erstellt monday.com automatisch eine neue Aufgabe im Projektboard, etwa Kick-off vorbereiten.
Der Effekt:
✔ reibungslose Übergabe zwischen Boards
✔ weniger manuelle Übertragung
✔ Ideen wandern zuverlässig in die Umsetzung
4. Automatisch ein neues Projekt aus einem Template erstellen
Für Agenturen, Berater:innen oder Teams mit wiederkehrenden Projekttypen ist das ein echter Gamechanger.
Legst du in deinem Übersichtsboard ein neues Projekt an, kann monday.com automatisch ein komplettes Projekt-Template duplizieren – inklusive:
- vorgefertigter Aufgaben
- Zeitpläne
- Abhängigkeiten
- Verantwortlichkeiten
Der Effekt:
✔ jedes Projekt startet identisch strukturiert
✔ kein Schritt wird vergessen
✔ maximale Zeitersparnis beim Projektstart
5. Automatisch eine vorgefertigte E-Mail mit dynamischen Inhalten aus monday.com erstellen
Diese Automatisierung macht die Kundenkommunikation deutlich professioneller und konsistenter.
Beispiel:
Wenn der Status einer Aufgabe „Bereit zur Info“ lautet, wird automatisch eine E-Mail-Vorlage erzeugt. inklusive dynamischer Inhalte wie:
- Projektname
- Deadline
- aktueller Fortschritt
- verantwortliche Person
Du kannst die Mail personalisieren und direkt senden oder dir als Entwurf selbst schicken und manuell versenden.
Der Effekt:
✔ einheitliche, professionelle Kommunikation
✔ weniger Copy-Paste
✔ schnellere Rückmeldungen an Kund:innen
FAQs zu Automatisierungen in monday.com
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