Arbeitszeiterfassung in Österreich: Das solltest du als Unternehmer:in wissen

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist in Österreich gesetzlich geregelt. Arbeitgeber:innen müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit dokumentieren und auch aufbewahren. Eine digitale oder Online-Zeiterfassung erleichtert die rechtskonforme und effiziente Umsetzung im Unternehmensalltag.

Die Arbeitszeiterfassung sorgt in vielen Unternehmen für Unsicherheit. Sie ist in Österreich (und Deutschland) keine Option, sondern gesetzlich vorgeschrieben. Dennoch zeigt sich in der Praxis: Viele Unternehmen wissen zwar, dass es eine Pflicht gibt, aber nicht, wie sie diese sinnvoll und nachhaltig umsetzen sollen.

Was genau bedeutet die Aufzeichnungs- und Auskunftspflicht der Arbeitszeit?

Welche Daten müssen dokumentiert werden?

Reicht eine einfache Excel-Lösung oder ist eine Zeiterfassung online sinnvoller?

Gerade kleine und mittelständische Unternehmen stehen hier zwischen rechtlicher Verantwortung und organisatorischer Realität. Vor allem bei der Einstellung der ersten Mitarbeiterin oder des ersten Mitarbeiters ergeben sich viele Fragen. Der Gesetzgeber gibt den Rahmen vor, die konkrete Umsetzung muss jedoch zum Unternehmen passen.

Die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung ergibt sich aus dem Arbeitszeitgesetz (AZG) sowie dem Arbeitsruhegesetz (ARG).

Warum gibt es Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit?

Ziel der gesetzlichen Regelung ist es, Arbeitnehmer:innen vor übermäßiger Belastung zu schützen und die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten sowie Ruhezeiten sicherzustellen. Die Dokumentation schafft Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

Laut § 26 AZG müssen Arbeitgeber:innen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit dokumentieren.

• Arbeitszeitgesetz § 26

Auch die Wirtschaftskammer Österreich bestätigt die Dokumentationspflicht ausdrücklich:

• Arbeitszeitaufzeichnungen – gesetzliche Anforderungen und Pflichten
• Infos zur Arbeitszeit inklusive Vorlagen

Die Pflicht gilt grundsätzlich für nahezu alle Arbeitnehmer:innen, unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße.

Wichtig: Selbst wenn Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten selbst erfassen, bleibt die Verantwortung für die korrekte Arbeitszeiterfassung beim Unternehmen.

Dokumentiert werden müssen die tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten. Also Beginn, Ende und Dauer der täglich geleisteten Stunden.

Pflichtangaben laut Gesetz

Erfasst werden müssen insbesondere:

• Beginn der täglichen Arbeitszeit
• Ende der täglichen Arbeitszeit
• Dauer der täglichen Arbeitszeit
• Überstunden
• Lage (von bis) und Dauer von Ruhepausen (Ausnahmeregelungen möglich)
• Sonn- und Feiertagsarbeit
• Gleitzeitvereinbarungen oder Durchrechnungszeiträume

Diese Angaben müssen vollständig und nachvollziehbar festgehalten werden.

Weitere Informationen dazu stellt das Unternehmensserviceportal bereit.

• Arbeitszeitaufzeichnungen

Wie detailliert muss dokumentiert werden?

Die Dokumentation muss so erfolgen, dass eine Überprüfung jederzeit möglich ist. Unklare oder lückenhafte Aufzeichnungen können bei Kontrollen problematisch werden.

Nach AZG müssen die Aufzeichnungen mindestens 1 Jahr aufbewahrt werden. Aus steuerrechtlichen Gründen empfiehlt sich eine Aufbewahrung von 7 Jahren.

Gibt es offizielle Vorlagen?

Ja. Die Wirtschaftskammer Österreich stellt kostenlose Muster zur Verfügung, unter anderem:

• Arbeitszeitaufzeichnungsblatt (Tagesaufzeichnung)
• Wochenaufzeichnung
• Gleitzeitaufzeichnung
• Überstundenaufzeichnung

Diese Vorlagen sind hier zu finden:

• Arbeitszeitaufzeichnung Vorlagen

Viele Unternehmen starten mit Excel oder einfachen Formularen. Rein formal kann das ausreichen, solange alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.

Neben Excel-Listen setzen manche Unternehmen auch weiterhin auf klassische Systeme wie Stundenzettel, eine Stempeluhr oder Stempelkarte. Auch diese Form der Arbeitszeiterfassung kann grundsätzlich zulässig sein, sofern Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit korrekt erfasst und archiviert werden.

Allerdings gelten auch hier die gleichen gesetzlichen Anforderungen an Vollständigkeit und Aufbewahrung wie bei digitalen Lösungen.

Wo liegen die Grenzen manueller Lösungen?

In der Praxis zeigen sich jedoch schnell Schwachstellen:

• manuelle Überstundenberechnung
• fehlende automatische Plausibilitätsprüfungen
• verteilte Dateien ohne zentrale Archivierung
• hoher administrativer Aufwand
• Fehleranfälligkeit bei mehreren Mitarbeitenden

Mit zunehmender Unternehmensgröße wird eine rein manuelle Lösung schnell unübersichtlich.

Hier wird deutlich: Die gesetzliche Pflicht allein ist nicht das Problem, sondern die nachhaltige Organisation der Arbeitszeitdaten.

Eine Zeiterfassung online ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Dennoch entscheiden sich immer mehr Unternehmen für digitale Lösungen.

Viele Unternehmen nutzen in diesem Zusammenhang eine spezialisierte Zeiterfassungssoftware bzw. Apps, die Arbeitszeiten automatisiert berechnet und revisionssicher archiviert. Solche Lösungen erleichtern die Einhaltung der Arbeitszeiterfassung erheblich und insbesondere bei mehreren Mitarbeitenden oder komplexeren Arbeitszeitmodellen.

Vorteile einer Online Zeiterfassung

Digitale Systeme bieten:

• automatische Berechnung der Arbeitszeit
• transparente Überstundenkonten
• klare Plus- und Minusstundenübersicht
• ortsunabhängige Nutzung
• zentrale und strukturierte Archivierung
• reduzierte Fehleranfälligkeit

Gerade bei Homeoffice, flexiblen Arbeitsmodellen oder mehreren Standorten wird eine Online Zeiterfassung wie zum Beispiel timetac organisatorisch sinnvoll.

Nicht jedes Unternehmen möchte ein eigenständiges Zeiterfassungssystem einführen. Vor allem bei der Einstellung der ersten Mitarbeiterin oder beim ersten Mitarbeiter. Zusätzliche Software bedeutet häufig:

• neue Lizenzkosten
• zusätzliche Implementierung
• parallele Datenpflege
• höhere Systemkomplexität

Zeiterfassung online im bestehenden Workmanagement-System:

Wenn bereits mit einem zentralen Workmanagement-System gearbeitet wird, kann die Arbeitszeiterfassung häufig direkt dort integriert werden.

Ein Beispiel dafür ist monday.com.

Unternehmen, die Projekte und Aufgaben ohnehin über monday.com steuern, können dort auch eine strukturierte Zeiterfassung online abbilden, ohne ein weiteres extra HR-System einzuführen.

Was ist in einer integrierten Lösung möglich?

• digitales Kommen- und Gehen-Buchen
• automatische Berechnung der täglichen Arbeitszeit
• transparente Überstundenkonten
• Berücksichtigung von Urlaub und Feiertagen
• Dashboard für Arbeitszeitkonten
• strukturierte Archivierung

Der Vorteil liegt in der Integration: Die Arbeitszeiterfassung wird erfüllt, ohne neue Systemlandschaften aufzubauen oder Daten doppelt zu pflegen.

Wichtig bleibt: Eine funktionierende Arbeitszeiterfassung entsteht durch klare Prozesse, nicht allein durch ein Tool.

Ist Arbeitszeiterfassung in Österreich wirklich verpflichtend?

Ja. Arbeitgeber:innen sind laut § 26 AZG verpflichtet, Arbeitszeiten festzuhalten. Die Pflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße.

Quelle:

• https://www.ris.bka.gv.at/NormDokument.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=10008238&Paragraf=26

Gilt die Arbeitszeiterfassung auch für Teilzeitkräfte?

Ja. Auch Teilzeitbeschäftigte unterliegen der Aufzeichnungspflicht. Entscheidend ist das Arbeitsverhältnis, nicht das Stundenausmaß.

Müssen Pausen ebenfalls dokumentiert werden?

Ja. Lage und Dauer von Ruhepausen müssen nachvollziehbar aufgezeichnet werden.

Ist eine Online Zeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben?

Nein. Das Gesetz schreibt kein digitales System vor. Eine Zeiterfassung online ist jedoch erlaubt und oft weniger fehleranfällig.

Was passiert bei fehlender oder fehlerhafter Arbeitszeiterfassung?

Fehlende oder unvollständige Aufzeichnungen können bei behördlichen Kontrollen zu Verwaltungsstrafen führen. Zudem fehlt dem Unternehmen selbst eine belastbare Datengrundlage.

Dürfen Mitarbeitende ihre Arbeitszeit selbst erfassen?

Ja, das ist zulässig. Die Verantwortung für die korrekte Dokumentation bleibt jedoch beim Unternehmen.

Wer kontrolliert die Arbeitszeiterfassung?

Die Einhaltung der Arbeitszeiterfassung bzw. Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit wird in Österreich von der zuständigen Arbeitsinspektion überprüft. Im Rahmen von Kontrollen kann sie Einsicht in die Arbeitszeitaufzeichnungen verlangen und prüfen, ob Beginn, Ende, Dauer der Arbeitszeit sowie Überstunden korrekt dokumentiert wurden. Bei fehlenden oder unvollständigen Aufzeichnungen können Verwaltungsstrafen verhängt werden. Die Verantwortung liegt immer beim Unternehmen.

Die Arbeitszeiterfassung ist in Österreich keine Option, sondern Pflicht.

Die eigentliche Herausforderung liegt selten im Gesetz, sondern in einer Lösung, die im Business-Alltag wirklich funktioniert.

Und genau hier lohnt sich ein Blick darauf, wie bestehende Systeme sinnvoll genutzt werden können, statt neue Komplexität aufzubauen.

Wichtig: Die Lösung muss zum Unternehmen passen

Es gibt nicht die eine richtige Zeiterfassung.

Entscheidend ist:

• gesetzliche Anforderungen erfüllen
• einfache Nutzung für Mitarbeitende
• langfristige Archivierung
• möglichst wenig zusätzlicher Aufwand.

Für manche Unternehmen reicht eine Vorlage der Wirtschaftskammer völlig aus. Andere bevorzugen es, die Zeiterfassung direkt in ihre bestehende Arbeitsumgebung zu integrieren.

Die gesetzliche Pflicht ist klar. Die Frage ist: Läuft deine Arbeitszeiterfassung bereits strukturiert oder verursacht sie unnötigen administrativen Aufwand?

Wenn du prüfen möchtest, wie sich deine Zeiterfassung online direkt in dein bestehendes Workmanagement in monday.com integrieren lässt, unterstützen wir dich gerne bei der strategischen Umsetzung.

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