Warum wir das Gefühl haben, nie fertig zu werden und wie du produktiver arbeiten kannst

Kennst du dieses Gefühl, dass du den ganzen Tag beschäftigt bist und am Ende trotzdem denkst: Was habe ich eigentlich geschafft?

Als würde dein Kalender dich steuern und nicht du ihn?

Ich war mal genau an diesem Punkt. Mein Kalender hatte die Kontrolle über mich und meine Energie war dauernd im Minus. Produktiver arbeiten? Keine Chance.

Das Ergebnis: Stress, Frust und das permanente Gefühl, immer hinterherzuhinken.

Hi, ich bin Lisa. Ich unterstütze Selbstständige dabei, mit klaren Strukturen und smartem Workmanagement ihren Arbeitsalltag so aufzubauen, dass sie produktiver arbeiten, ohne dabei auszubrennen. Und genau darum geht es heute: Warum unser System nicht auf Fokus ausgelegt ist und was du daran ändern kannst.

Ich bin kürzlich über eine Veröffentlichung von Microsoft gestoßen, die dieses Gefühl nun mit Zahlen belegt. Ständige Notifications, Emails, Chatnachrichten und Ad-Hoc Meetings beschäftigen uns ständig, machen uns aber extrem unproduktiv. Dazu gleich.

Unser Alltag ist vollgestopft: Meetings, Slack-Pings, E-Mails, Notifications, spontane Anrufe. Dazwischen der Versuch, irgendwo mal konzentriert zu arbeiten.

Und obwohl wir den ganzen Tag beschäftigt sind, hat es oft nichts mit produktiver Arbeit zu tun.

Es fühlt sich eher an wie: reagieren, springen, Feuer löschen.

Das ist kein persönliches Versagen. Das ist strukturelle Überforderung.

Ein Blick auf die Zahlen macht deutlich, warum produktiver arbeiten unter diesen Bedingungen fast unmöglich ist:

• 117 E-Mails pro Tag
• 153 Chat-Benachrichtigungen
• alle 2 Minuten eine Unterbrechung

Alle. Zwei. Minuten.

Wie soll da bitte tiefe, hochwertige Arbeit entstehen?

Es geht nicht darum, „mehr Disziplin“ zu haben. Es geht darum, dass diese Arbeitsweise produktive Arbeit nicht ermöglicht.

Den gesamten Bericht von Microsoft zum Thema Work Trend Index und mit dem Titel „Breaking down infinite Workday“ findest du hier.

Hast du dich schon mal gefragt, wann eigentlich der beste Zeitpunkt für Meetings ist? Selten werden Meeting Slots nach unseren Bedürfnissen geplant. Die Realität: einen Slot finden, in dem alle Beteiligten irgendwie Zeit haben.

Unsere natürlichen Energie-Hochphasen liegen bei:

• 9–11 Uhr
• 13–15 Uhr

Was passiert in diesen Zeiten?

Richtig: Meetings.

Wir reden über Arbeit, während wir eigentlich produktiver arbeiten könnten und versuchen später mit müden Gehirnzellen den Tag aufzuholen.

Viele versuchen mit noch mehr Selbstdisziplin, noch mehr Effizienz und noch mehr Arbeit auf das Problem zu reagieren. Doch wir sind nicht:

• zu langsam
• zu unorganisiert
• zu wenig diszipliniert

Der moderne Arbeitsalltag ist darauf ausgelegt, dass wir reagieren, nicht gestalten:

• sofort antworten
• ständig erreichbar sein
• überall gleichzeitig sein

Kein Wunder, dass produktives Arbeiten schwerfällt. Wir arbeiten viel, aber kommen oft nicht voran.

Bevor du Tools wechselst oder noch mehr To-dos einplanst:

Starte damit, deinen Alltag bewusst zu beobachten. Ohne Bewusstsein gibt es keine Veränderung.

1. Beobachte deinen echten Arbeitstag

• Wann bist du wirklich konzentriert?
• Wie oft wirst du gestört?
• Was davon ist notwendig und was Gewohnheit?

2. Tracke deine Energie, nicht deine Stunden

Produktiver arbeiten bedeutet: Arbeiten mit deiner Energie, nicht dagegen.

3. Blocke Fokuszeiten – zu deinen besten Tageszeiten

• Nicht abends, wenn du müde bist.
• Sondern genau dann, wenn du natürlich leistungsfähig bist.

Das ist smart und notwendig.

Und es ist der erste, entscheidende Schritt, um wirklich produktiver arbeiten zu können.

Wenn du das Gefühl hast, ständig beschäftigt zu sein und trotzdem nicht wirklich voranzukommen, liegt das nicht an dir. Es liegt an einem Arbeitsalltag, der Reaktion statt Konzentration fördert. Produktiver arbeiten heißt deshalb nicht, härter zu arbeiten oder noch mehr in deinen Tag zu quetschen.

Es bedeutet, bewusst zu steuern, wann du wie arbeitest.

Indem du:

• deine Energie statt deine Stunden trackst,
• Unterbrechungen sichtbar machst,
• und Fokuszeiten zu deinen besten Tageszeiten schützt

schaffst du dir Strukturen, die für dich und nicht gegen dich arbeiten.

Du musst dafür nicht dein ganzes System umwerfen. Kleine, konsequente Veränderungen reichen aus, um täglich spürbar mehr Klarheit, mehr Fokus und mehr Fortschritt zu erleben.

Produktiver arbeiten ist kein Mythos.

Es ist ein Prozess und erfordert vor allem eines. Mehr Bewusstsein und du kannst heute damit anfangen.

Wenn du dein Business schlanker, strukturierter und stressfreier führen möchtest, unterstütze ich dich gerne. Gemeinsam bauen wir ein System, das dich im Alltag wirklich weiterbringt.

👉 Hier findest du alle Infos, wie wir dich unterstützen können.