Aufgaben organisieren: Das gehört in ein gutes Workmanagement Tool
So organisierst du Aufgaben, Projekte & Prozesse effizient
Ein gutes System zur Aufgabenorganisation ist für Selbstständige und Unternehmer:innen viel wert, wenn nicht sogar erfolgskritisch.
Mit der passenden Struktur in deinem Workmanagement-Tool behältst du den Überblick, arbeitest effizienter und kannst deinen Alltag deutlich entspannter gestalten.
In diesem Beitrag erfährst du, wie du Aufgaben sinnvoll organisierst, dein Tool optimal strukturierst und typische Stolperfallen vermeidest.
Falls du lieber zuhören möchtest – hier kannst du in die Podcastfolge zu diesem Thema reinhören:
Warum Aufgaben organisieren so wichtig ist
Zwischen To-Do-Listen, E-Mails, Kund:innenanfragen und eigenen Projekten geht im Alltag schnell der Überblick verloren. Eine gute Aufgabenorganisation hilft dir, Prioritäten zu setzen, Zeitfresser zu vermeiden und dich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
🎧 Wenn du dir noch unsicher bist, ob sich ein Workmanagement-Tool für dich lohnt, hör gerne in meine Podcastfolge rein: Ab wann und warum du ein Workmanagement-Tool brauchst.
Die 3 Ebenen der Aufgabenorganisation
Ein effektives System zur Aufgabenorganisation basiert auf drei klaren Ebenen:
1. Persönliche Aufgaben im Business
Zum Beispiel Weiterbildung, Buchhaltung, E-Mails oder Organisation. Diese Ebene ist vor allem wichtig, wenn du als Team und mit Mitarbeiter:innen arbeitest. Jede:r sollte seinen Platz im Workmanagement Tool haben, um seine persönlichen To-Dos zu verwalten. Denn ansonsten werden kreative Lösungen gefunden und das Ziel ist doch, möglichst alles an einem Ort zu haben.
Das geht zum Beispiel ganz einfach, wenn jede:r sein eigenes Board oder seine eigene Seite bekommt.
2. Operative Aufgaben & Projekte
Hier arbeitest du bzw. dein Team gemeinsam an Aufgaben. Das könnten Content Tasks, Kundenprojekte, aber auch interne Projekte wie Marketing Kampagnen oder Produktentwicklung sein.
3. Strategische Planung
Die oberste Ebene ist deine Vogelperspektive. Stelle dir vor, du schaust von oben auf dein Business. Auch wenn alle Ebenen wichtig sind – diese Ebene hat den meisten Impact. Wenn hier die Prioritäten nicht klar definiert sind, wenn es keine Ziele und keine Strategie gibt, wird sich das auch auf den anderen Arbeitsebenen zeigen. Auf dieser Ebene definierst du Ziele, hast deine wichtigsten Dashboards im Blick und ein Projekt Masterboard mit Überblick zu all deinen Kundenprojekten.
Wenn du mehr zum Thema Ziele wissen möchtest – hier findest du unseren passenden Blogbeitrag und erfährst, wie du mit der OKR Methode arbeiten kannst: Ziele setzen und erreichen mit OKR
So organisierst du Aufgaben auf der operativen Ebene
Die operative Ebene ist dein Tagesgeschäft – hier entscheidet sich, wie gut dein System wirklich funktioniert. Achte darauf, dass dein Tool diese Fragen beantwortet:
- Wer ist für welche Aufgabe zuständig?
- Bis wann soll was erledigt sein?
- Wie laufen Feedback und Status-Updates ab?
Nutzt du mehrere Tools? Dann verlinke sie sinnvoll miteinander – das spart Zeit und verhindert doppelte Arbeit.
To-Do-Listen clever nutzen
Du fragst dich vielleicht – soll ich lieber eine zentrale oder mehrere Listen für die Organisation meiner To-Dos verwenden? Das hängt von deinem Stil ab:
- Eine zentrale To-Do-Liste ist ideal für Solo-Businesses.
- Mehrere Listen helfen dir, Aufgaben zu trennen – z. B. nach Projekten oder Verantwortungsbereichen.
Wichtig ist, dass du deine Aufgaben regelmäßig durchgehst und priorisierst.
Diese Dinge gehören nicht in dein Workmanagement-Tool
Um den Fokus zu behalten, solltest du Folgendes auslagern:
- Private Aufgaben & Einkaufslisten – nutze dafür ein separates Tool.
- Lose Notizen ohne Bezug – besser: Notizen kategorisieren und Projekten zuordnen.
Mit klarer Struktur Aufgaben effizient organisieren – so geht’s
Ein gutes Workmanagement-Tool ist dein digitaler Co-Worker. Es hilft dir, den Fokus zu halten, Aufgaben effizient zu erledigen und dein Business mit Klarheit zu steuern. Wenn du die drei Ebenen – persönlich, operativ und strategisch – bedenkst, kannst du dein System optimal auf deine Bedürfnisse zuschneiden.
Wie arbeitest du aktuell mit deinem Workmanagement-Tool?
Erzähl mir mehr – wie arbeitest du aktuell? Ich freue mich, wenn du deine Erfahrungen mit mir teilst – gerne einfach per Mail oder auf Instagram.
Zusammenfassung: Aufgaben organisieren mit System
- Aufgaben nach drei Ebenen sortieren
- Klare Prozesse & Zuständigkeiten definieren
- Verknüpfungen zu anderen Tools nutzen
- Struktur statt Zettelwirtschaft
- Nicht alles ins Tool packen – selektieren was wirklich rein gehört!
Möchtest du dein Workmanagement-Tool individuell aufsetzen und brauchst Unterstützung?
Als offizielle und zertifizierte Monday.com Partnerin unterstütze ich viele Kund:innen bei der Einführung und Implementierung sowie Optimierung ihres Workmanagement Tools. Viele stehen auch noch ganz am Anfang und wir finden erst mal raus, was die passende Workmanagement Strategie ist.
Falls du Unterstützung möchtest, dann schau dir gerne die Möglichkeiten für die Zusammenarbeit mit mir an:
