Zeitmanagement – wie du zufriedener und entspannter mit deiner Zeit umgehst

Heute möchte ich über ein Thema sprechen, das viele Selbstständige und Unternehmer:innen umtreibt: Zeitmanagement. Es gibt viele Gründe, warum uns dieses Thema beschäftigt: Wer kennt es nicht? Du startest den Tag voller Elan und einer langen To-Do-Liste. Am Abend bleibt oft der Frust, weil du weniger geschafft hast als erhofft. Doch warum passiert das immer wieder – und wie kannst du gutes Zeitmanagement lernen, um entspannter und produktiver zu werden?

Vor Kurzem sprach ich mit einem Freund, der es so ausdrückte: „Lisa, ich nehme mir immer so viel vor und am Ende schaffe ich viel weniger. Das fühlt sich einfach schlecht an.“ Dieses Gespräch brachte mich auf die Idee, eine Podcastfolge zu diesem Thema zu machen – und jetzt möchte ich die wichtigsten Erkenntnisse auch hier mit dir teilen. Denn effektives Zeitmanagement bedeutet vor allem, mit realistischen Erwartungen zu planen und flexibel auf Herausforderungen zu reagieren.

Hier kannst du in die Podcastfolge reinhören:

Ein verbreiteter Glaube ist: „Wenn ich meine Zeit nur besser plane, kann ich alles schaffen.“ Doch hier liegt der Denkfehler: Zeit an sich ist nicht beeinflussbar – sie vergeht unabhängig davon, was wir tun. Was wir beeinflussen können, sind die Inhalte, mit denen wir unsere Zeitcontainer füllen. Um Zeitmanagement richtig zu lernen, müssen wir diesen Grundsatz verinnerlichen. Denn viele starten den Tag mit einer zu engen Planung und enden frustriert. Warum? Weil sie eine wichtige Komponente außer Acht lassen:

Wir tendieren oft dazu, unsere Aufgaben ausschließlich aus unserer Perspektive zu betrachten. Dabei vergessen wir, dass viele To-Dos von anderen Menschen oder technischen Gegebenheiten abhängig sind. Wenn du Zeitmanagement lernen willst, solltest du dir bewusst machen, wie diese Abhängigkeiten deinen Alltag beeinflussen können.

Ein Beispiel: Wenn du einen Termin wahrnimmst und mit dem Auto, Bus oder der Bahn dorthin fährst, planst du wahrscheinlich Pufferzeiten ein – für Verspätungen, Staus oder andere Eventualitäten. Doch im Arbeitsalltag tun wir das oft nicht. Wir schätzen, wie lange eine Aufgabe dauert, und übersehen externe Faktoren. Wenn du dein Zeitmanagement verbessern möchtest, bedeutet das auch, diese unerwarteten Herausforderungen einzukalkulieren.

Ein weiteres typisches Szenario: Du willst eine Aufgabe für die Behörde erledigen. Doch das Portal funktioniert nicht, du hast das Passwort vergessen, und die Mail zur Wiederherstellung kommt nicht an. Das Dokument, das du hochladen willst, ist zu groß – und aus einer vermeintlich schnellen Aufgabe wird eine zeitraubende Aktion. Gutes Zeitmanagement bedeutet, solche Hürden einzuplanen und mit Pufferzeiten zu arbeiten.

Ein häufiger Fehler bei Selbstständigen und Unternehmer:innen ist, dass sie Arbeitszeit zu optimistisch planen und dabei Komplexität übersehen. Ein Beispiel: „Ich möchte nur schnell etwas auf meiner Website ändern.“ Plötzlich stellst du fest, dass Updates erforderlich sind. Nach der Installation gibt es Probleme, und du verbringst viel Zeit mit der Fehlersuche. Hier zeigt sich, dass Zeitmanagement lernen bedeutet, realistische Zeitpuffer für mögliche Herausforderungen zu integrieren.

Mit einer realistischen Zeitplanung verkürzt sich deine To-Do-Liste zwar, aber du wirst am Ende des Tages zufriedener sein, weil du tatsächlich das erledigt hast, was du dir vorgenommen hast.

Ein weiterer wichtiger Aspekt, den du beim Zeitmanagement berücksichtigen solltest: Nicht alles, was plötzlich auftaucht, muss sofort erledigt werden. Überlege, ob das neue Thema wirklich dringlich ist oder ob es auf später verschoben werden kann. Verabschiede dich von dem Gedanken: „Jetzt bin ich schon dabei.“ Für Aufgaben, die weniger als zwei Minuten dauern, mag das noch sinnvoll sein. Doch für größere Themen ist es besser, sie auf die To-Do-Liste für später zu setzen. Die richtigen Prioritäten zu setzen ist ein sehr entscheidender Faktor des Zeitmanagements.

Zeitmanagement Methoden können dir helfen, produktiver zu arbeiten, indem sie klare Strukturen und Prioritäten schaffen. Methoden wie die Pomodoro-Technik, Eisenhower Matrix oder Time-Blocking unterstützen dich dabei, deine Aufgaben gezielt zu planen, Fokuszeiten einzurichten und Ablenkungen zu minimieren. Wenn du solche Ansätze in deinen Alltag integrierst, wirst du merken, wie sich deine Produktivität steigert und der Stress abnimmt. Möchtest du mehr über die verschiedenen Techniken erfahren und welche Methode am besten zu dir passt? Dann schau dir gerne meinen Blogartikel „Die besten Zeitmanagement-Methoden für mehr Produktivität“ an.

Wenn du Zeitmanagement lernen willst, bedeutet das, realistisch zu planen, flexibel zu reagieren und dir selbst Raum für Unerwartetes zu lassen. So wirst du nicht nur produktiver, sondern kannst auch stressfreier arbeiten und deinen Arbeitsalltag nachhaltig verbessern.

Du möchtest tiefer eintauchen und eine kostenlose Analyse zu deinem aktuellen Workmanagement Set-Up bekommen? Dann buche dir hier gerne einen Termin: