7 Erfolgsfaktoren für dein Projekt

Projektmanagement ist aus unserem täglichen Aufgabenfeld nicht mehr wegzudenken. Egal, ob ProjektmanagerIn oder nicht – fast jede Organisation und jedes Team hat so seine eigenen Projekte am Laufen. Unsere Erfahrungen aus den letzten Jahren haben uns gezeigt, dass es die unterschiedlichsten Ansätze, Formen und Möglichkeiten gibt, um die Aufgaben und Projekte zu organisieren. Manche Ansätze sind dabei erfolgreicher als andere.

Im letzten Blogpost haben wir unsere Don’ts in Projekten vorgestellt, auf die du aus unserer Sicht gut verzichten kannst. Schau unbedingt rein, falls du diese noch nicht gelesen hast. Im heutigen Post möchten wir dir gerne unsere Erfolgsfaktoren für deine Projekte mit dir teilen. Tatsächlich wäre die gesamte Liste ziemlich lange und wir könnten hier wohl noch viel mehr erzählen. Daher haben wir uns für die wichtigsten Erfolgsfaktoren für Projekte entschieden und halten es kurz, versprochen. Wenn dich das Thema noch mehr interessiert, melde dich ganz unten für unseren Newsletter an. Dann verpasst du auch keine wichtigen Infos mehr. Nun aber zu unseren DO’s in Projekten. Let’s go.

#1 Agile Arbeitsweisen

Unser Erfolgsfaktor Nummer 1: agile Arbeitsweisen. Das bedeutet für uns konkret: Plan machen – losgehen – prüfen – Plan überarbeiten. Im ersten Schritt werden also die Rahmenbedingungen für das Projekt festgelegt und wir machen einen ersten Plan (ein großer Irrglaube – agiles Arbeiten bedeuten nicht, dass man keinen Plan hat!). Sobald ein erster Fahrplan steht, gehen wir damit in die Umsetzung und machen die ersten Lernerfahrungen. Es ist ok, dass der Umfang des Projektes noch nicht bis ins Detail geplant ist. So schaffen wir mehr Flexiblität. Was hingegen oft fixiert ist, sind Dauer des Projektes und auch die Kosten. Durch das zusätzlich gewonnene Wissen reflektieren wir die Erfahrungen und verfeinern den Plan und passen ihn laufend an. Vor allem für komplexe Projekte im Bereich Digital und IT haben sich klassische Projektmanagement-Methoden für uns nicht bewährt. Unsere Welt erfordert Anpassungsfähigkeit und Flexibilität, um schnell voran zu kommen. Ein Plan, an dem man bis zum Projekteende ohne Abweichungen festhält, unterstützt diese Anforderungen nicht wirklich. Du kannst dich hier gerne an dem sogenannten PDCA-Zyklus halten und findest im Link noch mehr Infos zu den einzelnen Schritten.

#2 Dein Warum im Projekt

Ein weiterer absoluter Erfolgsfaktor ist das WARUM deines Projektes. Ist dir und jedem anderen in diesem Projekt klar, warum das Projekt überhaupt durchgeführt wird? Was am Ende dabei das Ergebnis sein soll und welcher Mehrwert für die Organisation oder den Kunden entsteht? Falls du diese Frage nicht beantworten kannst, solltest du nicht mit dem Projekt starten. Das WARUM ist die Vision und das übergeordnete Ziel. Die richtige Antwort auf diese Frage kann ein unfassbar großer Motivator bei der Umsetzung sein und für alle im Projekt Sinn bringen. Das WARUM ist der Nordstern, deine Orientierung. Denn wer eine Vorstellung von seinem Endergebnis hat, findet auch viel wahrscheinlicher einen Weg, an’s Ziel zu kommen. Ganz nach dem Motto: „If you can dream it, you can do it“.

#3 Stoppe das Blame-Game und setze den Fokus auf Lösungen

In Projekten erschaffst du neue Wege, neue Produkte und vielleicht auch innovative Lösungen. Du und dein Team braucht vielleicht auch neue Kenntnisse und Fähigkeiten für die Umsetzung. Es wird ausprobiert und du machst viele Dinge zum ersten Mal. Das bringt automatisch Rückschläge und Fehler mit sich, aus denen man wunderbar lernen kann und die Erfahrung entwickelt. Daher habe keine Angst vor Fehlern und sehe jeden einzelnen davon als Möglichkeit, zu wachsen. Fördere eine gute Fehlerkultur und verbanne das „Blame Game“ aus deinem Projektteam. Sich gegenseitig die Schuld in die Schuhe zu schieben, ist nicht nur sinnlos, sondern kostet auch viel Energie. Daher lieber die Fehler eingestehen, offen darüber sprechen und sich voll und ganz auf eine Lösung konzentrieren. Was konkret dabei helfen kann. Gehe mutig voran und stehe ehrlich zu deinen Fehlern.

#4 Kommunikation in Projekten

Der Schlüssel zu erfolgreichen Projekten ist Kommunikation. Dabei meinen wir allerdings keine stundenlangen Status-Meetings, die das Projekt keinen Schritt weiterbringen. Jedes Projekt ist anders und erfordert ein anderes Maß an Kommunikation. Du als Projekt-Lead solltest die Fähigkeit haben, das richtige zu finden. Arbeitet das Projektteam sehr intensiv zusammen, bewährt sich eine kurze, tägliche Abstimmung von 15 Minuten. Dabei werden keine Detail-Inhalte besprochen, sondern kurz der tägliche Fahrplan abgestimmt, Hindernisse aufgedeckt und aktive Unterstützung im Team für gemeinsame Themen angeboten. Für Personen, die nicht aktiv im Projekt eingebunden sind, aber Infos brauchen, eignet sich ein regelmäßiges Update. Hier ist vor allem aktive Kommunikation wichtig. Niemand sollte dem Projektteam die Infos aus der Nase ziehen müssen.

#5 Klare Spielregeln für das Team

Die Spielregeln im Team sind eng mit der Kommunikation verbunden. Wir empfehlen, für jedes Projekt die Spielregeln zu definieren. Wie soll kommuniziert werden? Über welche Wege und Tools? Wie möchte man zusammenarbeiten? Auch sollte festgelegt werden, was von jedem Einzelnen im Team erwartet wird. Desto länger und intensiver ein Projektteam miteinander arbeitet, umso wichtiger sind gemeinsame Working Rules. Sie helfen dabei, Klarheit zu schaffen und gemeinsames Vertrauen aufzubauen. Denn gegenseitiges Vertrauen ist eine wichtige Basis für die Zusammenarbeit.

#6 Weniger Tools und smarte Integration und Workflows

Heute stellt sich nicht die Frage, ob es ein Projektmanagementtool gibt. Die Frage ist, in welchem der 10 verschiedenen Tools arbeitet man gemeinsam? Oft eine richtige Herausforderung. Unser Erfolgsfaktor ist hier: keep it simple. Verwende so wenig Tools wie möglich und so viele wie notwendig. Bereits am Anfang im Projekt wird festgelegt, wie und mit welchen Tools gearbeitet werden soll. Mittlerweile gibt es auch gute Möglichkeiten, Verbindungen zwischen einzelnen Tools herzustellen. Sage nein zu 3 verschiedenen Status-Reportings. Die Zeit ist tatsächlich besser genutzt, als die gleichen Informationen in die verschiedenen Tools zu tippen. Solltest du dein Projekt alleine durchführen, dann suche dir ein Projektmanagement-Tool aus und erfasse dort alle deine Aufgaben. Weitere Tools sollen dich nur für andere Dinge unterstützen, die das Projektmanagement-Tool nicht kann.

#7 Done ist better than perfect

Ja eine Planung in Projekten ist wichtig. Egal welchen Ansatz du wählst. Die Planung, ohne in Umsetzung zu kommen, bringt keinen Mehrwert. Also habe den Mut und starte los. Die Ergebnisse sollen gut und durchdacht sein, müssen aber nicht perfekt sein. Daher sammle Erfahrungen und hole dir Feedback, um dann besser zu werden. Die Umsetzung schließt notwendige Qualitätsschleifen ja nicht aus.

Weil’s so gut passt, möchten wir noch den Bestsellerautor Herman Scherer zitieren:“ In meiner Beratertätigkeit habe ich zwei Arten von Menschen kennengelernt: Die einen haben ein Ziel vor Augen und rennen los: Sie tun was! Natürlich stolpern sie auch dabei, haben Schwierigkeiten und machen Fehler. Aber sie gehen dennoch weiter. Und die anderen treffe ich zwei Jahre später zufällig am Flughafen wieder und frage: „Wie läuft’s?“ Sie sagen: „Ja, wir sind da noch dran, wir feilen noch ein bisschen an unserer Positionierung“. Meine These lautet: Diese Menschen werden mit der Feile in der Hand sterben!“ (Quelle: https://www.sinndeslebens24.de/interview-mit-hermann-scherer-fokus-provokative-ideen-fuer-menschen-die-was-erreichen-wollen, Stand 15.11.2020)